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ホームページ制作を始める前にとても大事になってくるのがクライアントの要望などをしっかりと聞き、求めているヒアリングシートを作成することです。
最初の段階のやり取りがかなり大事なものとなります。
ホームページ制作においてヒアリングを適当にしてしまったがためにトラブルになることがあってはお互い嫌な思いをするのではないでしょうか。
まずはしっかり話を聞くこと。この際とても役に立つのが「ヒアリングシート」になります。
この記事ではヒアリングシートを使う目的から必要となる項目、他にも重要な点など基本的となる情報を解説していきます。
是非、参考にしていただければ幸いです。
ヒアリングシートを使う目的3つ
クライアントとの話し合いにおいてしっかりと要望を聞き、ニーズに合ったものを作らなければ後で大変なことになることがあります。
ヒアリングシートは大変重要なもので、使う目的は次の3つになります。
- クライアントの問題を解決するため
- デザインのイメージを共有するため
- 新たな視点を提案するため
上記3つに関して、詳しく解説していきます。
クライアントの問題を理解するため
クライアントは何か問題を抱えていて、それを解決するためにホームページ制作に必要なヒアリングを依頼してきていることが多いです。
まずはどのような要望を持っているのかを細かく聞く必要があります。
問題がわかってくるとどのような方向性にしたいのか、また構成はどうしたいのか、クライアントの希望を聞き取りヒアリングシートに書き込んでいきましょう。
まずは問題点をあげてもらうことから始めると良いと思います。
デザインのイメージを共有するため
次に必要となってくるのがデザインに関してです。デザインはホームページの印象をガラリと変えます。
例えば「かわいい感じでお願いします」。
このように言われた時に、おそらく、その人それぞれの「かわいい」をイメージしたと思います。
人により同じ言葉でも全く違うデザインをイメージするため、クライアントとWebデザイナーの中で具体的なデザインに関して話しながらヒアリングシートに書き込みをしていきましょう。
新たな視点を提案するため
クライアントの話を聞きながらヒアリングシートに書き込みをしていくと思いますが、時には提案していくのも大切なことでしょう。
クライアントは漠然としたイメージしか持っていないこともあります。
このような時はいろいろな質問をして具体的なイメージを持てるようにしていく必要があるのです。
本当にそのホームページでよいのか。
話を引き出しながらクライアントの理想とするデザインに関してのヒアリングシートを書いていきましょう。
ヒアリングするタイミングと方法
実際にヒアリングを始めるのはどのようなタイミングが良いのでしょうか。
一番良いのはホームページ制作の設計前、企画段階です。
ホームページ制作は様々な作業が必要となります。そのため、作業前にヒアリングをしておくことでその後の流れがスムーズに進むのです。
ヒアリングの方法は次の2つが挙げられます。
- 対面形式：直接会う、テレビ会議など
- データ形式：メールの返信、Googleフォームなど
可能であれば対面方式がよいでしょう。
それは対面でないとわからないクライアントのスキルや性格、また回答に関してもそれぞれ違いがあるためです。
対面でヒアリングをし、精度の高いヒアリングシートを作る方がよいのではないかと思われます。
ヒアリングシートの項目8つ
ヒアリングシートの項目は大きくわけて8つあります。
- 基本情報
- 現状のサイト情報
- 現状の課題と目標
- 予算と希望納期
- ターゲットについて
- デザイン仕様
- コーディング・システム仕様
- その他
ではそれぞれ見ていきましょう。
基本情報
- 会社名（お客様名）
- 事業内容
- 代表者名
- 担当者名
- 連絡先（電話番号・メールアドレス）
これからやり取りをする上で必要となる基本情報ですね。
現状のサイト情報
- ドメイン・サーバーの管理
- サイト規模
- サイトからの問い合わせ件数
- アクセス解析情報
- レスポンシブ対応の有無
すでに公開しているサイトがあれば、サイト情報もまとめていきます。
現状の課題と目標
- 現在の問題点
- 変えていきたい事
- 狙っていきたい客層や年齢層
- 狙っていきたい地域
- 問い合わせを誘導したい箇所（電話・メール・SNS・問い合わせフォームなど）
- サイトで欲しい効果
- 打ち出したいプラン
課題をヒアリングした後、「どのような目的でホームページ制作をしていきたいのか」という事を細かく質問していきましょう。
特に、具体的な数字があれば数字を出すのが良いかと思います。
具体的な数字があれば提示できる内容も変わっていくのではないでしょうか。
予算と希望納期
クライアントの予算と希望納期があれば事前確認することをおすすめします。
予算と納期によりできることも変わるでしょう。
基本的には、納期は平均すると1〜2ヶ月というのが多いものの、聞き忘れることがないように聞いておくとよいかと思います。
ターゲットについて
- 会社か個人か
- 年齢層
- 性別
- エリア
ターゲットはできるだけ明確にしておく必要があります。
ターゲットによってはニーズも大きく変わるので、明確なターゲット設定がとても重要です。まずはターゲット情報を聞き、上記の内容を聞くようにした方がよいと思います。
デザイン仕様
- テーマカラー
- ロゴマークの有無
- 写真素材・動画素材は提供可能か
- デザインのイメージ
- 参考サイト
上記のように、デザインのイメージはヒアリングシートで確認をとり、共通認識を持つようにすることがよいかと思います。
コーディング・システム仕様
- 対応デザイン・ブラウザ
- SNS連携
- CMS指定
- アクセス解析
細かい仕様についてもヒアリングを行い、他にも気になることがあれば聞いておきましょう。
その他
- SEO対策
- チラシ・パンフレット制作など
- ホームページの運用に関して
- 広告配信に関して
クライアントにより対応範囲、今後の関りが変わってくるため、上記のようなヒアリングも行っておくのがよいかと思います。
ヒアリングシートの作成ツール3つ
ホームページ制作においてヒアリングシートは様々あります。
そのため、人により何を使うか変わると思いますが、一番は誰が見てもわかりやすいこと。これが一番大事な事です。
その中でもヒアリングシート作成に適している下記3つのツールを紹介します。
- Excel
- Googleドキュメント
- Googleフォーム
Excel
Excelはセルに自由に色付けでき、項目をどのようにわけるかなどレイアウトも自由自在です。多くの人が使ったことがあるのではないかと思うので、親しみやすいツールではないでしょうか。
Excelを導入していない場合、Googleスプレッドシートでも代用可能です。
Word
Wordも今は使っている人が多くいるのではないでしょうか。
質問項目に見出しを設定し、回答は標準テキストで記載してもらうなど、管理がしやすいツールです。こちらも、Googleドキュメントと代用可能です。
Googleフォーム
Googleフォームはアンケート作成に特化したサービスです。
Web上で作成したアンケートを送り、回答をしてもらえるというものになります。
それだけでなく、アンケートの結果を集計し、データ解析もできるという優れものです。もちろん、Googleアカウントがあれば無料で使えます。
どのクライアントもITの知識があるかと言うと、そうではない場合もあります。そのような人も使いやすく、情報入力もしやすいため利用するケースが増えてきています。
ヒアリングシートはプリントアウトすることも考えられるので、できるだけシンプルなデザインにするのがよいでしょう。
ヒアリング時の注意点3つ
ヒアリングを行う上で注意したいことが3つあります。
- 無駄な項目はヒアリングしない
- 受け身でヒアリングしない
- 一緒に作ってもらうことを意識してもらう
それぞれ、詳しく解説していきます。
無駄な項目はヒアリングしない
無駄な項目はヒアリングシートに入れないようにしましょう。
ヒアリング自体、時間がかかるなど手間のかかる作業です。
貴重な時間を頂いているのに、さらに時間がかかるようなことをするのは避けるべきです。しかし、ヒアリング前に談笑して和やかな雰囲気を作るのはお互いにとって良いことだと思います。
もし、ヒアリングのテンプレートを作っていたとしてもクライアントにより違いがあるのではないでしょうか。そのような場合は編集してクライアントに合わせてヒアリングをするのがよいでしょう。
受け身でヒアリングしない
クライアントに全てを任せてしまう、受け身になるのは辞めたほうが良いのではないでしょうか。
クライアントはWebに関しての知識があまりないこともありますし、自分達の作業がやりやすくできるように依頼をしてきています。
ヒアリングシートを渡し、お願いするだけなら誰でもできることです。
相手に答えやすい、またイメージが膨らむように先導してあげるのがよいかと思われます。
一緒に作ってもらうことを意識してもらう
ヒアリングシートはクライアントのみ、また自分達だけが作ることは避けたほうがよいでしょう。
Web制作をするということは、担当範囲がみな決まっていてどの人にも動いてもらう必要があるためです。
例えばチェック作業や写真、テキストの素材提供はクライアントにとってメインの作業ではないため、ついつい後回しになってしまうこともあります。
しかし、それでは進みが遅くなってしまいますよね。
一緒にヒアリングシートを作り、そのヒアリングシートをみて目標を共有することで一体感も生まれてくることでしょう。
まとめ
ここまでヒアリングシートに関する基本情報を解説してきました。
ヒアリングシートはクライアントだけがつくるものでも、誰かが一人で作るものでもありません。一緒に作り、共通認識をもって作業を進めるためにある大切なものです。
ヒアリングシートは多くの人が見るため、できるだけわかりやすく書くことが必要でしょう。
これから「ヒアリングシート」を作る際、この記事が少しでもヒントになれば幸いです。
ホームページ制作は福岡の株式会社リクトにご相談ください。
