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情報を制する者は〇〇を制す! Vol.7/CRMの運用その2

  2019.07.17

前回、Vol.6/CRMの運用その1では、ZOHO CRMの見込み客、連絡先、取引先、商談といった基本項目について説明しました。

今回は、商品、見積書・請求書、ダッシュボード、カスタムタブについて説明していきます。

商品について

名前の通り、自社の商品を管理する場所となります。

商品名やその分類(カテゴリー)、場合によっては商品コードなどの情報を登録できます。

在庫量も登録することで、在庫数の管理も可能です。

また、商品ごとの単価や利用単位を登録することで、後述する見積書や請求書の情報と連動していきいます。

見積書、請求書について

ZOHO CRMの機能を使って見積書や請求書を作成することができます。

システム内で見積書を作成することで、いつ、どの担当者がどのお客様に対して見積書を作成し送付したかといった履歴がすべて残ります。

エクセルの見積書でよく問題となる、どれが最新ファイルだったか、どの見積書が確定したものかが担当者以外わからないといった問題も、見積書のステータスを発送済み、受注、キャンセルなどで使い分けることで明確化します。

また、見積書作成日を起点に、1週間後、1ヶ月後などに自動でメールを送ることもできるため、見積書を送りっぱなしでその後のフォローができていないといった問題も解消されます。

請求書についても、発送済み、入金済みといったステータスを作っておけば、発送漏れや未入金の確認に使えるデータとして活用できます。

この見積書は、PDFにして保存したり、システム上からメールを送ることも可能です。

システム上からメールを送ることで、送信履歴も自動で残るため、「いつ」「どんな文面で」「だれが」「どのメールアドレスに」送信したかといった記録が蓄積されていきます。

さらにメールを先方が開封したかどうかの確認も可能です。

ダッシュボードについて

ダッシュボードは、まとめた情報を一覧表示させる機能です。

現在、誰がどれだけ仕事を持っているか、見込みがどれくらいで受注額がどれくらいか、など社内で共有しておきたい情報を、登録しているデータから自動でまとめられたボードを作るイメージです。

社内に共有モニタがある環境であれば、これらのデータを常に表示しておくといった使い方も可能です。

カスタムタブについて

ZOHO CRMの上位プランで使えるカスタマイズ機能です。

これまで説明した、見込み客、連絡先、取引先、商談、商品、見積書、請求書、ダッシュボードといった機能は初期段階で準備されている項目となりますが、このカスタムタブでは、自社の仕事内容に合わせたオリジナル項目を自由に作ることができます。

例えば、不動産会社の場合は物件情報を管理したり、弊社のようなWeb制作会社であれば各Webサイトのログイン情報を管理したり、イベントを行う会社であればイベントの参加者名簿を管理したりといった項目を作ることができます。

また、様々な登録情報であふれるWebサービスのログイン情報やパソコンやソフトウェアのシリアルナンバーの管理など、アイデア次第で様々な活用が可能です。

このように、あらかじめ準備されている基本項目はもちろん大切で便利なものですが、自社に合わせてカスタマイズできる柔軟性もZOHO CRMの魅力でもあります。

不要な項目の削除、必要な項目の追加を繰り返しながら、常に生きているデータの蓄積と活用を行っていきましょう。

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