Zoho CRMとNottaの連携手順とAI要約の転送方法

DXの機運が高まり、業務効率化のツールがたくさんリリースされています。

中小企業でも顧客管理システムのCRMツールやAIツールの導入が少しづつ広まっていることを感じています。

株式会社リクトでもZohoCRMを導入し、営業活動やカスタマーサポートに活用しています。

オンラインやオフラインでも打ち合わせには、NottaというAIを使った音声・録音・録画文字起こしツールの利用もしています。

今回はZoho CRMとNottaを連携して、打ち合わせ内容の要約をZoho CRMの「取引先」や「連絡先」に転送する方法を解説します。

Zoho CRMとNottaを連携させると、営業活動やクライアント対応をよりスムーズに、効率的に行うことができます。

 Zoho CRMとNottaを連携する

Zoho CRMとNottaの連携方法は非常に簡単です。

ただしNottaはビジネスまたは、エンタープライズのプランでないと連携ができないので、フリーまたはプロフェッショナルのプランの方はアップグレードが必要です。

連携手順については下部で画像などを使って説明します。

Zoho CRMとは？

Zoho CRMは、顧客情報を一元管理し、営業活動を効率化するためのツールです。

商談の進捗状況や過去の対応履歴をリアルタイムで確認できるため、顧客との関係を深める意思決定が迅速に行えます。

顧客情報管理や営業レポート作成などの機能を活用することで、営業チームの生産性向上と効果的な顧客対応が期待できます。

株式会社リクトでは営業活動だけではなく、契約後のクライアントの情報管理などをカスタマーサポートのチーム全体で情報共有できるように利用しています。

Nottaとは？

Nottaは、音声を文字に変換し、その内容をAIで自動的に要約するツールです。会話や商談を録音し、重要なポイントを簡潔にまとめて提供します。

これにより、忙しいビジネスパーソンは、会議や商談を後から簡単に振り返り、重要な情報を素早く把握できます。

株式会社リクトでは、営業時や、運用サポート時などの打ち合わせ内容を文字起こしをして提案内容の把握や効率化、チームでの共有をしています。

クライアントにヒアリングをして内容を語ってもらい、録画した内容の動画を文字起こしをして内容をコンテンツ化する際にも利用をしています。

連携のメリット

例えば、商談や会議での音声をNottaで文字起こしし、その要約をZoho CRMに転送することで、商談内容や顧客とのやり取りを簡単に把握できます。

これにより、営業担当者やサポートチームは過去の商談記録や顧客とのやり取りを確認でき、次に取るべきアクションをすぐに判断でき、クライアントに対して寄り添った対応が可能になり、顧客対応の品質向上にも繋がります。

またこの連携により、営業担当者やサポート担当者が手動でメモを取る時間や入力作業を減らすことができ、作業効率が大幅に向上します。

Zoho CRMとNottaの連携手順

Zoho CRMとNottaにアカウントがあることが前提です。

どちらにもログインしておきましょう。

Nottaの管理画面から始めます。

左メニューの下部にある「連携とアプリ」をクリック

連携できるアプリが表示されるので、Zoho CRMの連携するボタンをクリック

連携するZoho CRMの組織またはアカウントを選択してSubmitをクリック。

＊画像は組織ですがアカウントが出ることもあります。

Zoho CRM側からのアクセス許可の画面がでるので、「承認する」をクリック

承認するとNottaの連携とアプリの画面のZoho CRMの部分が「解除する」に代わります。

解除する場合はこのボタンを押すだけです。

NottaからZoho CRMに要約を転送する

この方法はNottaに記載がなく探し当てるのに時間がかかりました。

現在は修正されていますが、「自動で転送」と記載があり、どうやったら自動で転送できるのか調べるのに時間がかかりました。

結論から言うと自動で転送はできず手動で転送する必要があります。

その手順を説明します。

打ち合わせ後などにNottaで文字起こした内容のAI要約を作成する。

AI テンプレートで簡単に要約ができます。

画面右上の外部サービスに転送ボタンをクリック

CRMに転送をクリックしてZoho CRMをクリック

「Zohoに転送」画面が表示されます。

「メモ」と「Call」が表示されていますので「メモ」を選択してください。

Callは「連絡先」の「完了した活動」に外部リンク形式で転送されます。

Zoho CRMで要約を確認する場合は「メモ」にしないといけません。

オプションのAI要約にチェックが入っているのを確認してください。

転送すべき連絡先を指定するにはEメールを使います。

Eメールに転送したい連絡先のEメールを選択するか、「コンタクトとして追加」に入力してください。

読込中が長いので少し待ちましょう。

転送ボタンが青くなるので転送をクリック

取引先（Accounts）や連絡先（Contacts）のメモ欄にAI要約と外部リンクがZoho CRMに転送されます。

まとめ

今回の連携で気づいた件です。

• AI要約は要約をして転送しないといけない。
• メールアドレスで紐づけてCRMへ転送している。
• 事前に転送するメールアドレスを準備しておく必要がある。
• メールアドレスがない連絡先だと転送ができない。
• 取引先と連絡先のメモに転送される。
• 見込み客のメモにはAI要約が転送できない。
• 見込み客は連絡先に変換しておく。

株式会社リクトでは、Zoho CRMとNottaを活用することで、営業活動やカスタマーサポートの効率化に取り組んでおり、チーム全体での情報共有が円滑に進んでいます。

これらのツールの連携によって、商談内容の迅速な整理や進捗管理が可能となり、顧客対応の質も向上しています。

今後も引き続き、最新のツールやテクノロジーを活用し、業務の最適化を目指していきます。

実践を通じて得たノウハウを活かし、中小企業におけるCRM導入やAIツールを活用したDX支援も行っていきます。