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前回の、Vol.8/CRMの運用その3でお伝えした、会議資料の作成が不要になる、レポート機能の活用はいかがでしたか？
今回は、業務の自動化やうっかりミス・漏れを防ぐ、「ワークフロー」をご紹介します。
業務を自動化してみよう！
ZOHO CRMには、 設定→自動化→ワークフローのルール という項目があります。
ワークフローのルールを作成することで、ZOHO CRMに保存した、なんらかのデータに基づいてメールを送信したり、項目を変更したりといった自動化が可能となります。
例えば・・・
見積を作成して、1週間後にフォローメールを送る場合は、下記のような設定となります。
- いつ？
見積作成日の7日後のAM8:30に
- 条件は？
見積書のステータスが「発送済」になっているものに限る
（受注済みや下書きで未発想のものには反応しません）
- 何をする？
見積書を送って1週間たったので、送信先に連絡を入れてみましょう。
といった内容のメールを担当者に飛ばす
いかがでしょうか？
クリックしていくだけの簡単な設定で、秘書のような働きをしてくれる優れものです。
工夫次第で活用方法は無限大！
他にも工夫次第で様々な活用ができます。
- 請求書発送済みで、入金日を過ぎて未入金の請求情報を教えてくれる
- 5日後に請求書を発送予定のものに対し、最終チェックする旨のお知らせを送る
- 特定の情報に変更が加えられた際に、社内に通知メールを送る
- 年に一度の作業など、漏れの無いようにアラートメールを送る
- Aさんの仕事が完了した際、社内共有のために全員にメールを送る
などなど、ワークフロー機能では、ルールに合致したデータを対象に、一部の処理を自動実行できる機能です。
ぜひ、さまざまなアイデアで業務の効率化、ミス・漏れの軽減にチャレンジしてみてください。
