Zoho CRM×AI：スマートプロンプトで営業活動を効率化！具体的な活用方法を紹介

Zoho CRMを利用していて、「顧客へのメール作成に時間がかかる」「過去の膨大なやり取りを把握するのが大変」と感じることはありませんか？
その課題を解決するのが、Zoho CRMに搭載されたAI機能「スマートプロンプト」です。

本記事では、Zoho CRM内のデータを最大限に活用し、営業活動を効率化するスマートプロンプトの具体的な機能と活用法を解説します。

Zoho CRMのスマートプロンプトとは？

Zoho CRMのスマートプロンプトは、CRM内に組み込まれた生成AIアシスタント機能です。

Zoho独自のAI「Zia」が、CRM上のデータ（顧客名や商談内容）を文脈として理解した上で、文章の作成や要約、校正をサポートします。

最大の特徴は、AIがCRM内の「顧客名」「商談ステージ」「過去の活動履歴」などの文脈を理解している点にあります。
ユーザーは複雑な指示文（プロンプト）を入力することなく、メニューから項目を選択するだけで、精度の高いアウトプットを得ることができます。

スマートプロンプトの3つの主な活用シーン

スマートプロンプトを活用することで、これまで時間がかかっていた「情報の確認」と「文章の作成」が次のように変わります。

1.データの要約：画面遷移なしで状況を把握

メール、通話、ミーティング、メモなどの膨大な対応履歴をAIが分析します。
複数の関連リストを行き来することなく、見込み客や顧客の現状を一目で把握できます。
迅速なレスポンスや、次のアクション方針を決定する際の判断材料となります。

手順

「見込み客」や「取引先」などから顧客データにアクセスし、右上にある「Zia」アイコンをクリック。

Ziaが起動するので「データの要約」を選択。

Ziaがデータを要約してくれます。

2.メモの要約：引き継ぎや会議前の準備を瞬時に

データに関連付けられた長いメモを、最新のメモとして瞬時に要約します。
担当者変更時の引き継ぎや、通話・ミーティング直前の「前回までのおさらい」に最適です。
数分かかっていた読み込み作業が数秒で完了します。

手順

顧客情報のメモ作成欄にある「Zia」アイコンをクリック。

Ziaが起動するので、「メモの要約」を選択。

Ziaがこれまでのメモを要約してくれます。

3.メールの下書き作成：プロ品質の文章を即座に

CRM上の詳細データ（商談ステージや活動内容）に基づき、最適なメッセージを生成、または既存の文章をリライトします。
指定したトーン（丁寧、親しみやすい等）や構造に合わせて、AIが下書きを作成。
「何を書くか」悩む時間と、メール作成時間を大幅に短縮します。

手順

メール作成画面で右下の「Zia」のアイコンをクリック。

Ziaが起動するので、「メールの下書き」を選択。

どんな内容でどんな文体のメールを書くかを指示。

Ziaがメールの下書きを作成してくれるので、メールに挿入して微修正を加えれば送信できます。

スマートプロンプトが「スマート」である理由

一般的なAIチャットツールとの最大の違いは、「情報の鮮度と精度」です。

CRMのデータベースとの連動

CRM内の最新データを参照するため、顧客の現在の状況に即した、的外れでない回答が得られます。

CRM内で完結

別のタブでAIツールを開いてデータをコピペする必要はありません。
CRMの画面上で全ての作業が完結します。

利用するための準備・設定ステップ

スマートプロンプトを利用するには、管理者による以下の設定が必要です。

1. 連携設定: [設定] ＞ [Zia] ＞ [スマートプロンプト] を選択します。
2. AIの有効化: スマートプロンプトに使用するAI「Zia」を選択し、有効化します。

3. 利用開始: メールの作成画面、メモ欄、データの詳細画面などに表示される「AIアイコン」をクリックして使用します。

活用時の注意点

スマートプロンプトを最大限に活用するために、最終確認はしっかりと行いましょう。

AIは強力なアシスタントですが、最終的な内容の正確性チェックは人間が行うことで、より確実な顧客対応が可能になります。

さいごに

Zoho CRMのスマートプロンプトは、単なる文章作成ツールではなく、CRMのデータを価値に変えるためのAIです。
AIに任せられる作業を自動化することで、営業担当者は「顧客との信頼関係構築」という最も重要な業務に集中できるようになります。
まずは日々のメール作成やメモの要約などから、その便利さを体感してみてください。

※2025年12月にスマートプロンプトが進化しました。
追加された機能については下記の記事をご覧ください。

Zoho CRMのスマートプロンプト機能が進化！Gemini、Claude、Cohereが連携可能に