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Web会議システム導入のメリットとツールについて

 
Writter:アバター
2022.06.14

こんにちは。
リクト サポートチームの金子です。

新型コロナウイルス感染が拡大して以降、世間ではテレワークが推進され、Web会議はビジネスにおいて欠かせないものとなりました。

リクトでもテレワークの導入をしており、お客様とのやり取りはWeb会議システムを使って行うことが多いです。

そこで今回のブログは、リクトでも導入しているWeb会議システムについてお届けいたします。

Web会議システムを導入しようと検討しているけど何がいいのか分からないという方は、ぜひ参考にしてください。

すでに頻繁にWeb会議をしている方もいらっしゃると思いますが、Web会議システムを導入するにあたってのメリットをご紹介いたします。

Web会議システム導入のメリット

インターネット環境があればどこでも会議ができる

Web会議はインターネットの環境があればどこででも会議が可能。
用意するものは下記の通り。

  • パソコン、スマートフォン、タブレットなどインターネットが利用できる端末
  • インターネットに接続できる環境

上記がそろっていれば場所を問わず会議に参加することができます。

交通費と移動時間を削減できる

さきほどWeb会議は、インターネット環境があればどこでもできるとお伝えいたしました。

打ち合わせや会議のために交通費と移動時間を使わずに行うことができるので、移動コストを削減することができます。

これにより遠方のクライアントとの打ち合わせも可能になりますので、営業圏を広げることができます。

意思決定のスピードアップ

Web会議はお互いの時間が合えばどこにいても会議を開催することが可能。

画面を共有しながら会議を進めることができますし、急いで決めなければならないことがあれば緊急の会議を開くこともできるので、意思疎通と意思決定を素早く進めることができます。

リクトで導入しているWeb会議システムツール

Web会議の便利さやメリットはわかったけど、どういったツールを使えばいいのか?という疑問をお持ちではないですか?

実際にリクトにて使用しているWeb会議システムのツールについてご紹介いたします。

お客様とのコミュニケーションの場合

クライアントとの打ち合わせや定例会議などでは「Zoom」や「Google Meet」を使用しています。

録画が必要な場合は「Zoom」それ以外はGoogleカレンダーと連携して手軽に発行できるMeetを使用しています。

打ち合わせ時に背景画像を設定でき、モザイクをつけることができるので、自宅やプライベートな場所を映すことがなく安心して打ち合わせに臨めます。

無料で提供されているWeb会議システムですので、導入もしやすいのではないでしょうか?

Zoomについてはこちら
GoogleMeetについてはこちら

社員同士のコミュニケーションの場合

社内での打ち合わせや個別面談などでは「Google Meet」「Chatwork」などを導入しています。

また通常のコミュニケーションも「Google Meet」を使用し、常にイヤホンをつないだ状態にしておき、発言をするときだけミュート解除すれば、生活音も気になりません。

仕事をする場所が違っても顔が見える安心感と見られているかもしれないという緊張感をもって仕事に取り組むことができます。

まとめ

冒頭でWeb会議システムを導入するメリットをお伝えしましたが、もちろんデメリットや注意点もございます。

Web会議システム導入を導入することで、今まで対面での打ち合わせを希望されていたお客様の場合、Web会議だと繋ぎ方がわからなかったり、慣れていないと戸惑ってしまう可能性がございますので、お客様が困らないようなオペレーションを確保する必要があります。

また社内のコミュニケーションツールとして導入する場合、直接上司や同僚の顔を合わせて話したりすることがないので、仕事上の相談がすぐに出来にくくなります。

コミュニケーションを取る方法を確保しておかないと、孤独感を感じてしまったり、久しぶりに出勤することでストレスになったりする可能性がありますので、コミュニケーションはこまめに取るようにしましょう。

以上、Web会議システムのメリットとデメリット、リクトで使用しているツールのご紹介でした。

Web会議システムの導入を検討されているようでしたら、参考にしてみてください。

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