情報を制する者は〇〇を制す！　Vol.11/CRMの運用その6

今回は、ZOHO CRMの「テンプレート」機能をご紹介します。

Vol.9/CRMの運用その4で「ワークフロー」機能についてお伝えしましたが、ワークフローを設定することで業務の一部を自動化できるという内容でした。

ここで活躍するのが、「テンプレート」機能です。

「〇〇が完了した△日後に×××のメールを送る」というワークフローを設定した場合、この×××メールの部分をあらかじめテンプレートで作っておく必要があります。

ワードでいう差し込み印刷みたいなイメージで、文章内の一部は、随時CRMに登録しているデータを読み込ませることができるようになっています。

たとえば、
「Aさんの仕事が完了した際、社内共有のために全員にメールを送る」
というワークフローに対し、下記のようなテンプレートを作成します。

〇〇の仕事が完了しました。
Aさん、納品お疲れさまでした！

この時、Aさんの部分をCRMの情報から読み込めるようにしておくと、Bさんが完了した場合は

〇〇の仕事が完了しました。
Bさん、納品お疲れさまでした！

という内容でメールを自動で送ることが可能となります。
もちろん、〇〇の部分もCRMから読み込ませることができますので、

名刺作成の仕事が完了しました。
Aさん、納品お疲れさまでした！

ホームページ作成の仕事が完了しました。
Bさん、納品お疲れさまでした！

などといったメールを自動で送信することが可能です。

メールだけじゃなくて、印刷物にも！

同じように、メールだけではなく印刷物への応用もできますので、ZOHO CRMで不動産の物件情報を管理している場合には、物件情報を印刷できるテンプレートも作れますし、FAXの送付状の印刷などにも便利です。

また、見積書や請求書もテンプレート機能でカスタマイズできるため、あらかじめ印鑑データを登録したオリジナルの見積書等も作成できます。

エクセルでひな形を作って、毎回必要な情報を都度入力している場合は、大幅な業務効率アップにつながります。