Zoho Workplaceで情報共有を仕組み化し、DXを推進する

「あの案件の見積書、最新版はどれだっけ？」

「担当者が休みで、顧客情報が更新できない…」

「会社に戻らないと、あのファイルにアクセスできない…」
「パソコンを買い替えたのでメールの設定をし直さないといけない」

多くの中小企業で、このような情報管理に関する悩みが日常的に発生していないでしょうか。

属人化したExcelでの顧客管理、ファイルサーバーや外付けハードディスクでの非効率なファイル共有は、業務のボトルネックになるだけでなく、リモートワークのような柔軟な働き方を阻む壁にもなっています。

これらの問題の本質は、大切な情報が「個人」や特定の「PC端末」に縛り付けられていることにあります。PCが故障すればデータが消えるリスクがあり、買い替えのたびに面倒なデータ移行作業に追われることになります。

もし、これらの悩みを解決し、コストを抑えながら業務を効率化できる方法があるとしたら、知りたくありませんか？

その答えが、クラウド型グループウェア「Zoho Workplace」です。

この記事では、なぜZoho Workplaceが中小企業のDX（デジタルトランスフォーメーション）推進に最適なのか、その理由をGoogle WorkspaceやMicrosoft 365との比較も交えながら、分かりやすく解説します。

ちなみに、この記事を執筆している弊社自身も、Zoho WorkplaceとGoogle Workspaceを業務内容に応じて併用しています。

その実体験も踏まえ、それぞれのツールの長所・短所を正直にお伝えします。

Zoho Workplaceとは？

Zoho Workplaceは、ビジネスの遂行に必要なアプリケーション群が一つに統合されたクラウドサービスです。

具体的には、以下のような日々の業務に不可欠なツールが、一つのプラットフォーム上でシームレスに連携します。

• メール（Zoho Mail）：迷惑メールフィルタが強力でセキュリティも安心。過去メールの移行計画を立て、全社で署名ルールを統一するとスムーズに導入できます。
• チャット（Zoho Cliq）：メールより気軽に素早く情報共有が可能。部署や案件ごとにチャンネルを作成し、通知設定のルールを決めておくと情報過多を防げます。
• オンラインストレージ（WorkDrive）：ファイルサーバーや外付けハードディスクからの脱却に。物理的な故障リスクや持ち運びの手間がなくなります。既存データの移行には時間がかかるため計画的に。部署横断で使うフォルダ構成や命名規則を定めると管理しやすくなります。
• オフィススイート（Writer, Sheet, Show）：共同編集機能で見積書作成などが効率化。既存のMicrosoftのOffice製品との互換性も高いですが、複雑なマクロなどは再現できない場合があるので注意が必要です。
• Web会議（Meeting）：移動時間やコストを削減し、遠隔地の社員とも円滑な連携を実現。事前に接続テストを徹底し、会議の目的を明確にするアジェンダ共有を習慣づけましょう。

これらは代表的なツールであり、プランによっては他にも業務を効率化する便利なツールが利用可能です。

これらのツールがバラバラに存在するのではなく、互いに連携して動作するため、情報の分断を防ぎ、業務フロー全体を効率化できるのが最大の特長です。

その信頼性は、インド政府が公式なメールやオフィススイートとして採用していることからも証明されています。政府機関が採用するということは、それだけ高いセキュリティ基準をクリアしている証拠であり、中小企業も安心してビジネスの基幹を預けることができます。

さらに、その信頼と実績は全世界のユーザー数にも表れています。

2024年12月にはZoho全体のユーザー数が1億人を突破し、Zoho Workplace単体でも2022年2月時点で1600万人以上のユーザーに利用されています。

この数字は、世界中の多くの企業から支持されていることの何よりの証です。

中小企業にこそZoho Workplaceが選ばれる3つの理由

多機能で安全なZoho Workplaceですが、なぜ特に中小企業におすすめなのでしょうか。その理由は大きく3つあります。

理由1：圧倒的なコストパフォーマンス

グループウェアと聞くと、「高機能なものは価格も高いのでは？」と懸念されるかもしれません。しかし、Zoho Workplaceは非常にリーズナブルな価格で提供されています。

これは「安かろう悪かろう」ということでは決してありません。

Zohoは独自の開発体制を貫き、広告費を抑えることで、高機能ながらも低価格なサービスを実現しています。

中小企業にとって、IT投資の費用対効果は重要な判断基準です。

Zoho Workplaceは、まさにその期待に応える選択肢と言えるでしょう。

理由2：情報管理が驚くほどシンプルになる

Zoho Workplaceを導入することで、これまで頭を悩ませてきた情報管理の課題が劇的に改善されます。

脱・ファイルサーバー

オンラインストレージ「WorkDrive」を使えば、社内の情報はすべてクラウド上で安全に一元管理されます。オフィスでも、自宅でも、外出先でも、いつでも最新のファイルにアクセスでき、「ファイルのバージョンが分からない」「誰かが編集していて開けない」といったストレスから解放されます。

脱・Excel管理

表計算アプリ「Zoho Sheet」なら、複数人で同時に一つのファイルを編集できます。さらに、Zohoが提供する顧客管理ツール（CRM）などと連携させれば、Excelでバラバラに管理していた顧客情報や案件情報を一元化し、営業活動を飛躍的に効率化できます。

理由3：PCの買い替えが怖くなくなる

データがすべてクラウド上にあるため、PCが故障したり、新しいPCに買い替えたりした際も、新しい端末でZoho Workplaceにログインするだけ。

すぐに以前と同じ仕事環境が再現され、業務を再開できます。

面倒なデータ移行作業は不要になり、PCの盗難や紛失時における情報漏洩のリスクも大幅に軽減できます。

【比較】Zoho vs Google vs Microsoft どれを選ぶべき？

グループウェアの代表格として、Google WorkspaceとMicrosoft 365があります。自社に最適なツールを選ぶために、それぞれの特徴を比較してみましょう。

下記は下位プランでの比較です。

比較項目	Zoho Workplace	Google Workspace	Microsoft 365 一般法人向け
主なプラン	Standard	Starter	Business Basic
料金（税別）	月額 ¥360〜 / ユーザー	月額 ¥800/ ユーザー	月額 ¥899 / ユーザー
メール	◯	◯	◯
ストレージ	100GB〜 / ユーザー	30GB / ユーザー	1TB / ユーザー
オフィスアプリ	Writer, Sheet, Show	ドキュメント, スプレッドシート, スライド	Word, Excel, PowerPoint
ビデオ会議	Meeting	Meet	Teams
AIアシスタント	Zia	Gemini	Copilot

※料金やプラン内容は変更される可能性があります。

※2025年9月時点の一般的な情報を基にしています。

強みの違い

料金プランだけでなく、各社の強みを知ることも、ツール選定の重要なポイントです。

それぞれの強みを見ていきましょう。

Zoho Workplace

圧倒的なコストパフォーマンスと、CRMを始めとする40種類以上のビジネスアプリ群とのシームレスな連携が最大の強み。

各ツールに組み込まれたAI「Zia」が、データ分析や業務の自動化をサポートします。ビジネス全体の最適化を目指す企業に最適です。

Google Workspace

シンプルで直感的なUIと、リアルタイム共同編集の快適さに定評があります。AI「Gemini」がメールや文書の作成を強力にアシストし、創造的な業務を加速させます。

スピード感を重視するスタートアップやITリテラシーの高い組織で人気です。

Microsoft 365

 多くの人が使い慣れたデスクトップ版Officeアプリとの親和性が魅力。AI「Copilot」がWordやExcelと深く連携し、複雑な資料作成やデータ分析を劇的に効率化します。

特に大企業や官公庁で圧倒的なシェアを誇り、取引先とのファイル互換性を重視する場合に有利です。

個人的な感想ですが、現時点では3つのAIアシスタントの中でGeminiが最も直感的に使いやすいと感じています。

Zoho Workplaceの導入または併用案

「いきなり全てのシステムを入れ替えるのは難しい…」と感じる方もいるかもしれません。

ご安心ください。

企業の状況に合わせて、柔軟な導入が可能です。

シナリオ1：「すべてZoho」に乗り換える

これからグループウェアを導入する企業や、現在のシステムに課題を感じて完全移行を検討している企業に最適なプランです。情報共有の基盤をZohoに統一することで、データの分断を防ぎ、最も高い費用対効果と業務効率化を実現できます。

シナリオ2：Google / Microsoftとの「いいとこ取り」併用案

現在の環境を活かしつつ、Zohoのメリットを取り入れる現実的なプランです。

• 例1: 取引先とのやり取りでOfficeファイル（Word、Excel）が必須なためMicrosoft 365は継続しつつ、社内のメールやチャット、ファイル共有基盤として安価なZoho Workplaceを導入し、固定費を削減する。
• 例2: 社員が使い慣れたGoogle Workspaceはそのままに、営業部門の強化のためにZoho CRMを導入し、GmailやGoogleカレンダーと連携させて営業活動の可視化と効率化を図る。

弊社ではこの「いいとこどりプラン」で現状は運用しています。

メールはスパム対策や安定性を重視してGoogle WorkspaceのGmailを、オンラインストレージは細かい共有権限の設定が可能なZoho WorkplaceのWorkDriveを利用しています。

また、オフィスアプリは社内用としてZoho Workplaceを使い、社外との共有や互換性が必要な場合はGoogle WorkspaceやMicrosoft Officeを使用するなど、柔軟に使い分けています。

まとめ

Zoho Workplaceは、コストパフォーマンスが良いのが特徴で、属人化しがちな情報管理から脱却し、社内の情報共有を活性化させ、組織全体の生産性を高める情報基盤です。

まずはZoho Workplaceで身近な情報共有の仕組みからIT化し未来のDXへの基盤を作りましょう。

「自社に最適なプランがわからない」「導入後のサポートが不安」「WorkDriveだけ導入したい」「GoogleドライブからZoho WorkDriveへの切り替えたい」など、Zoho Workplaceの導入に関するお悩みは、ぜひZoho正規パートナーである弊社にご相談ください。貴社の課題を丁寧にヒアリングし、最適な活用方法をご提案します。まずはお気軽にお問い合わせください。