Zoho CRM連携でChatwork通知を自動化する設定方法

「商談が受注したのに社内への共有が遅れた」「問い合わせがあったけど、忙しくて対応を忘れてしまった」──そんな状況に心当たりはありませんか？こうした情報共有や対応漏れによるミスは、そのまま機会損失につながります

この課題は、Zoho CRMの連携機能で解決できます。Zoho CRMを普段使っているChatworkやメールなどの外部サービスとつなげれば、顧客情報の更新をきっかけに通知を自動で飛ばし、報告や転記の手間をなくせます。本記事では、Zoho CRMの通知・自動化連携でできることから、Chatworkへ通知を飛ばす具体的な設定手順までをわかりやすく解説します。

Zoho CRMの連携でできること（通知・自動化の全体像）

Zoho CRMは単体でも顧客管理ができますが、本当の効果を発揮するのは、Chatworkやメールなど普段からよく使うツールにCRMの更新を自動で通知できるようにしたときです。わざわざCRMを開きに行かなくても、いつものツールを見るだけで最新の状況がわかるので、チェックする場所が減り、情報を見落としにくくなります。連携によって、たとえば次のようなことが自動で実現できます。

• 新規リード（見込み客）の獲得時に、Chatworkへ自動通知して即座にチームで把握する
• 商談ステージが「受注」に変わったタイミングで担当者やグループに共有する
• 対応期限が近いのに動きがない案件をリマインドしてフォロー漏れを防ぐ
• 問い合わせフォームからの登録を、メールやチャットで関係者へ一斉連絡する

ポイントは、これらがすべて「人の手を介さずに自動で連動する」ということです。これまで営業担当者が手作業でChatworkに書き込んだり、上司へメールで報告したりしていた作業を減らせます。報告に割いていた時間が削減され、対応スピードの向上と抜け漏れ防止を同時に実現できます。現場の担当者が行うのは、通常通りCRMへ入力する操作だけです。

Zoho CRMと外部サービスを連携する3つの方法

Zoho CRMで通知・自動化を実現する方法は、大きく3つあります。それぞれ難易度と向いているケースが異なるので、まず全体像をつかみましょう。

1. ワークフロールール＋Webhook（通知の基本）

「ある条件を満たしたら、外部サービスに情報を送る」という最も基本的な仕組みです。ワークフロールールで「いつ・何を条件に動かすか」を決め、Webhook（ウェブフック）という機能で外部サービスへデータを送ります。Chatworkへの通知は、この方法が中心になります。専門的なコードはほとんど不要で、設定画面の操作だけで構築できます。

2. Zoho Flow（ノーコードの連携ツール）

Zoho Flowは、Zoho CRMと数百種類のアプリをドラッグ操作でつなげるノーコードの連携サービスです。「CRMでこうなったら、別のアプリでこうする」という流れを画面上で組み立てられます。複数のサービスをまたいだ複雑な自動化や、プログラミングを避けたい場合に向いています。

3. カスタム関数・公式連携（応用・拡張）

より細かい制御をしたい場合は、Zoho独自の言語「Deluge（デリュージ）」で書くカスタム関数を使います。また、SlackやGmailなどは公式の組み込み連携が用意されており、設定の手間を抑えて導入できます。

連携方法	難易度	向いているケース
ワークフロールール＋Webhook	やさしい〜普通	Chatworkなど特定サービスへの通知
Zoho Flow	やさしい	複数アプリをまたぐノーコード自動化
カスタム関数・公式連携	普通〜やや高い	細かい制御や標準連携の活用

まず取り組むなら、「ワークフロールール＋Webhook」が現実的です。次の章で、Chatwork通知を例に手順を見ていきましょう。

【手順】Zoho CRMからChatworkへ通知を自動化する設定手順

ここでは「商談のステージが『受注』に変わったら、Chatworkの指定したルームに自動でメッセージを送る」設定を例に、ステップ形式で解説します。

事前準備：Chatwork側で通知を送りたいルームを用意し、APIトークン（Chatworkの「サービス連携」画面から発行）と、ルームID（ルームのURL末尾の数字）を控えておきます。

ステップ1. Webhookを作成する

Zoho CRMで「設定」→「自動化」→「処理（アクション）」→「Web通知」を開き、「Web通知を設定する」をクリックします。

• 名前：「Chatwork通知」など分かりやすい名称を入力
• メソッド：「POST」を選択
• 通知先URL：https://api.chatwork.com/v2/rooms/（ルームID）/messages
• ヘッダー：以下の2つを追加します
  • x-chatworktoken：値に控えたAPIトークンを入力
• 本文（種類）：「フォーム形式データ」を選択
• 本文（パラメーター）：body という項目を作り、送りたいメッセージを設定。商談名や取引先名、金額などCRMの項目を差し込むと「【受注】○○商事様の案件（300万円）が受注になりました」のように動的な通知にできます

入力できたら「保存」します。

入力例

ステップ2. ワークフロールールを作成する

次に通知を動かす条件を決めます。「設定」→「自動化」→「ワークフロールール」を開き、「ルールの作成」をクリックします。

• 対象タブ（モジュール）：「商談（取引）」を選択
• ルール名：「受注通知」など
• 実行のタイミング：「レコードの編集時」を選択（ステージの変更を拾うため）

ステップ3. 条件とアクション（Webhook）を紐づける

ルールの条件を設定します。今回は受注時だけ通知したいので「ステージが『受注』に変わったとき」のように条件を絞り込みます。すべてのステージ変更を拾うのではなく、特定のステージへ変わった瞬間だけに限定するのがポイントです。

続いて実行する処理（アクション）として「Webhook」を選び、ステップ1で作成した「Chatwork通知」を関連付けて「保存」します。

ステップ4. テスト送信で動作を確認する

実際にテスト用の商談を1件用意し、ステージを「受注」に変更して、Chatworkの指定ルームへメッセージが届くか確認します。届かない場合は、APIトークン・ルームID・通知先URLの入力ミスがないかを見直しましょう。問題なく届けば、これ以降は商談が受注になるたびに自動でChatworkへ通知されます。

通知・自動化におすすめの連携例

Chatwork以外にも、通知・自動化に役立つ連携があります。自社の使っているツールに合わせて取り入れましょう。

• Slack通知：Chatworkと同じ要領で、Webhookを使ってSlackの特定チャンネルへ通知できます。社内連絡をSlackに集約している企業に最適です。
• メール通知：ワークフロールールの処理として「メール通知」を選べば、Webhookを使わずに担当者や上長へ自動メールを送れます。最も手軽に始められる方法です。
• Google連携（カレンダー・Gmail）：商談予定をGoogleカレンダーに同期したり、Gmailの送受信をCRMに記録したりでき、予定管理とメール対応を自動でつなげられます。

「まずはどれか1つ」と考えるなら、設定が簡単なメール通知から試し、慣れてきたらChatworkやSlackへの通知に広げるのがおすすめです。

まとめ

Zoho CRMの連携を使えば、Chatworkやメールなど普段の業務ツールへ通知を自動で飛ばし、報告・共有の手間と対応漏れを同時に減らせます。基本は「ワークフロールールで条件を決め、Webhookで外部へ通知する」という流れで、設定画面の操作だけで構築可能です。まずはメール通知やChatwork通知など、効果の見えやすい1つから始めてみましょう。

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