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取引をしている際に必要となる書類の一つが「納品書」ですが、納品書とはどのような書類であるかご存知でしょうか。
納品書とは、「商品やサービスの納品が完了したことを相手に伝える書類」です。
この記事では、以下の内容を解説します。
- 納品書を発行する目的
- 納品書の基本的な作成方法と必要事項
- ホームページ制作における納品書のポイントと注意点
- 納品書を発行する側にとってのQ&A
納品書を扱う方にとって、有益な内容となっているので、ぜひ参考にしてください。
納品書を発行する目的
納品書の発行は、言われたことが正しく行われたかどうかを伝えることが主な目的です。また、取引先や取引内容に関する情報を詳しく記載することで、トラブルを避けることができます。
お互いの納品物に関して正確な情報を共有することもできます。
このように、納品書は取引の証として必要な書類であり、しっかりと保管する必要があります。
納品書の基本的な作成方法と必要なもの3選
作成方法と必要なものについて見ていきましょう。
- 納品書作成ソフトを利用する方法
- ワードやエクセルを利用する方法
- 市販の納品書を利用する方法
順に説明していきます。
1.納品書作成ソフトを利用
納品書作成ソフトは、テンプレートなどが用意されているため、納品書の作業を効率よく進めることができます。また、取引先の情報を保存することができるため、同じ取引先に納品書を送る場合には簡単に送ることができるソフトです。
初心者でも簡単に使うことができるため、納品書の書き方に悩んでいる場合には、ぜひ使ってみることをおすすめします。
2.WordやExcelを利用
WordやExcelは使い勝手がよく、多くの人が使い慣れている人が多いのではないでしょうか。そのため、新たに操作を覚える必要がなく、使いやすいといえます。
また、WordやExcelは取引先でもわかりやすいのではないかと思います。
ただし、自分でフォーマットを作成する必要があるため、記載する項目を忘れないように注意が必要です。とはいえ多くの人にとって使いやすいツールと言えるでしょう。
3.市販の納品書を利用
市販の納品書は、既に型ができているためわかりやすく、自分であえて作成する項目もなく簡単に作ることができます。そのため、初めて納品書を作る方にはおすすめです。
ただし、手書きで書かなければならず、訂正があるたびにまた一から書き直す手間があります。しかし最近はオンライン上でも納品書のテンプレートが販売されているので、そちらを活用するのも良いでしょう。
ホームページ制作の納品書ポイント3つ
実は、納品書を発行する義務は本来ありません。したがって、正式な形式が存在しません。
以下は、納品書を作成する際の基本的な手順です。
- 同じ形式で基本を作成する
- 取引先から指示がある場合もある
- 納品書と見積書の内容が合致しているか
上記の順に紹介します。
1.同じ形式で基本を作成する
ある程度決まった項目があるため、同じ形式で作成し、毎回取引先に送ることをおすすめします。
作成した書類を再利用することができるため、作業効率が上がり時間の節約にもなります。また、統一された見た目によって、自分自身や相手にもわかりやすくなるというメリットがあります。
このように、同じ形式で書くことによって、取引先からの信頼を高めることもできると思います。
2.取引先から指示がある場合もある
場合によっては、取引先からの指示に従って納品書を作成することもあります。正しい情報を提供することで、トラブルを回避し、円滑な取引を行うことができるでしょう。
例えば、取引先の名前、商品やサービスの数量、単価や金額などは、指示がなくても書くようにすると良いでしょう。
相手に正確な情報を提供することが最も重要なポイントです。
この上で、正確な情報を伝えることができれば、良好な取引ができるでしょう。
3.見積書と納品書の内容は合致しているか
納品書の内容は、見積書の数値と同じになります。
見積書は指示された内容であり、納品書は指示されたことが終わったことを相手に伝える書類です。そのため、合致しているか確認することが大切です。
見積書と納品書は税金などが入るため、少し違いがあるものの基本的には合致します。
もし、違う場所がある場合、取引先が疑問に感じることもあると思います。そのため、どうしてそのようになったのかを伝えることは忘れずに行いましょう。
お互い気持ちの良い取引ができるように考えることが大切です。
ホームページ制作での納品書の注意点3選
ホームページ制作における納品書の注意点は以下の3つです。
- 納品書の発行タイミング
- 記載内容の確認
- 角印が必要な場合は、押印を忘れずに行うこと
それでは、順に説明します。
1.発行するタイミング
納品書は、商品やサービスが完了した後、または取引先が商品やサービスを問題なく確認した後に発行するのが適切です。
納品書には、数量などが正しいことを示すものもあります。
ホームページ制作は無形のものであるため、取引先に著作権が渡り、ホームページが問題なく完成していることが確認された時に納品書を発行するタイミングとなります。
2.記載内容に問題はないか
納品書には必ず記載しなければならない項目があります。もし書かれていない場合は、追記する必要があります。
典型的な例としては、以下の項目が必要になるでしょう。
- 発行日
- 取引先情報
- 請求書番号
- 商品またはサービスの情報
不正確な情報を記載するとトラブルの原因になる場合があるため、できるだけわかりやすく書くことが重要です。
3.角印が必要なら忘れず押印
取引先によっては、角印の必要性が異なるため、事前に確認しておくことが望ましいです。
角印が必要な場合は、納品書に押印する必要があります。また、押印の位置は書類内容を隠さない場所に押すようにし、押印後は納品書のコピーを取って保管することが必要です。
ホームページ制作の納品書を発行する側のQ&A3つ
最後に、ホームページ制作の納品書に関する発行側の3つのQ＆Aを紹介します。
- 納品書の内容が異なる場合どうなりますか？
- メール便で納品書を送信してもよいですか？
- 納品書をPDFなどの電子媒体で発行してもよいですか？
上記の3つの質問について、順に説明します。
1.納品書の内容が異なる場合どうなりますか？
納品書に誤りがある場合、様々な問題が発生する可能性があります。
納品書が間違っていると、支払いが拒否されることもあります。また、信頼性が低下し、不信感を抱かれることもあります。
このような問題が発生すると、再度修正を依頼されることがあるため、時間と手間がかかることになります。
このような問題を避けるためには、納品書の内容に十分注意する必要があります。
間違いがないことを確認しましょう。
2.メール便で納品書を送信してもよいですか？
納品書をメール便で送ることはできません。納品書は信書に該当するため、禁止されています。
ただし、商品と一緒に書類を同封して送ることは可能です。取引先に相談して、その方法を確認することをおすすめします。
わからないことがある場合は、勝手に決めず必ず相談することで問題を回避できることが多いと思います。
3.納品書をPDFなどの電子媒体で発行してもよいですか？
納品書をPDFなどの電子媒体で発行することは認められていますが、取引先によって使えるかどうかが異なるため、送信前に確認することをおすすめします。
しかしPDFで送信する場合は、納品書が悪意のある第三者に悪用されたり、ウイルスに感染する可能性もあるため、注意が必要です。
まとめ
納品書について、いろいろなことをお伝えしました。
取引する際に必要なのが納品書です。納品書は、商品やサービスが提供されたことを取引先に通知するものなので、重要な書類といえます。
取引先としっかりと連絡を取り、良い取引ができるよう、この記事が納品書に関して少しでも考えるきっかけとなれば幸いです。
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