Zoho CRMで承認フローを自動化！

はじめに：その承認フロー、止まっていませんか？

社内で見積書や発注書の承認が必要なのに、「承認者が出張中で進まない」「申請メールが埋もれて放置された」──そんな状況に心当たりはありませんか？
特に中小企業では、限られた人手で回しているため、一つの承認が滞るだけで業務全体にブレーキがかかることも珍しくありません。

そんな無駄をなくし、承認作業をスムーズに自動化できるのがZoho CRMの承認プロセス機能です。
リアルタイムでの進捗共有や、通知・再申請の仕組みまで、すべてがCRM内で完結。
いま抱えている非効率を、もうこれ以上放置する理由はありません。

Zoho CRM（ゾーホー・シーアールエム）は、世界25万社以上が導入するクラウド型の営業支援・顧客管理ツールです。

リードの追跡から商談管理、メール配信、レポート作成まで幅広く対応し、営業部門の生産性を飛躍的に向上させます。

しかし、Zoho CRMの真価はそれだけではありません。
社内の承認プロセスや業務フローの「見える化・自動化」にも対応できる柔軟な設計が、多くの企業から支持されています。

たとえば以下のような設定が可能です。

複数段階の承認や、部署ごとのルールにも対応しており、従来のExcel・メールベースのやりとりよりも格段にミス・遅延が減少します。

「誰が、どこまで承認したか？」
「いつ、誰にボールがあるのか？」

これらが見えないと、確認や催促に手間がかかります。Zoho CRMでは、以下のような仕組みで承認プロセスの“見える化”を実現します。

通知機能：承認依頼や却下理由が即座に届く

進捗画面：関与する申請一覧をひと目で確認

履歴管理：誰がいつ承認／却下したかを記録

これにより、誰にアクションが必要かが常に明確になり、催促や確認作業が不要になります。

Zoho CRMでは、以下のような流れで見積書の承認を行えます。

この一連の流れがCRM上で完結することで、口頭確認や手作業の追跡が不要になり、営業や経理部門のストレスが大幅に軽減されます。

以下、処理待ち画面ではユーザー（申請者・承認者）に関連する申請一覧を確認することができます。

先ほどの見積もり書が作成されたタイミングで承認者に通知メールが発信されます。ここから申請の承認・却下行う事ができ、却下する場合はその理由を担当者に共有可能です。

処理待ち画面では以下のような表示になります。

申請者は、メール通知で見積書が却下された事を知ることができます。

さらに、申請却下された見積もり画面では、その却下理由の確認・承認の再申請を行うことができるようになります。

申請が承認されると承認者側の画面が以下の表示になり、申請者側に承認の通知メールが届きます。

このように、承認・却下状況をリアルタイムに把握することによってアナログでの承認作業にかかっていた時間やリスクを削減できます。

Zoho CRMの承認機能を活用することで、日々の業務に潜む“見えない停滞”をゼロにできます。
営業・経理・管理部門の業務を止めない「見える化されたフロー」、今こそ導入を検討してみませんか？

弊社では、Zoho CRMの導入支援やIT導入補助金の活用相談も承っております。
まずは事例をご覧いただき、どのような業務改善ができるかをイメージしてみてください。